5 tips for en sunnere arbeidsdag

Nå i starten av et nytt år er det er en god følelse å fantasere om alle de gode vanene vi skal få. Din Personlige Almanakk er som en bestevenn som kommer til å støtte deg i dine nye vaner. Her kommer fem topptips for å komme i gang og holde ut!

#Bullet Journaling #Planlegging

---

Nå i starten av et nytt år er det er en god følelse å fantasere om alle de gode vanene vi skal få. Din Personlige Almanakk er som en bestevenn som kommer til å støtte deg i dine nye vaner.

Her kommer fem topptips for å komme i gang og holde ut!

1. Hjernen vår har vanskelig for å oppfatte tid

Vi kan få for oss at en oppgave vi gjør ofte, «ikke tar tid i det hele tatt». Om vi er uhelbredelige tidsoptimister, kan det hende vi trenger å gange tiden med Pi, for å havne i nærheten av sannheten og skape marginer.


Men hjernen gjør det motsatte også. Den kan fortelle deg at en oppgave tar veldig lang tid, så «vi ikke rekker det nå». Den egentlige årsaken, er at vi ikke vil det nå. Sett av tid i almanakken til oppgavene, så du kommer i gang. Og slutt å argumentere med deg selv om når tiden er inne til å gjøre dem – bare gjør dem.

JEG VIL LAGE ALMANAKKEN MIN NÅ

2. Pauser og pomodoro

Ta pauser i løpet av arbeidsdagen. Etter ca. 1-1,5 times arbeid, er hjernen trøtt og trenger å hente seg inn igjen. Pauser er like viktig som den tiden du arbeider.


En fin metode som vil gjøre deg oppmerksom på viktigheten av pauser og konsentrasjonstid, er Pomodoro. Om du søker på Pomodoro, vil du finne mange tips på verktøy og app-er som kan hjelpe deg.

Alternativt kan du besøke www.petrabrask.se der vi stadig oppdaterer med nye tips til effektive verktøy.

3. Refleksjoner og forberedelser

Reflektere og forbered deg, og sett av tid til viktige oppgaver ved å skrive dem inn i almanakken din. Da blir det lettere å komme i gang. Du kan også vurdere om det kan være til hjelp å lage en liten sjekkliste på hva du skal begynne med.

Pass på at du setter av litt tid til å reflektere hver dag. Hva skal du fokusere på om du har mange prioriterte oppgaver? Tiden til å reflektere er kanskje det viktigste som skjer i løpet av dagen. Da slippes energien fri.


Sett av mer tid på fredagen til å få en oversikt: Hva skjer neste uke og den kommende måneden? Summere opp de tingene du har rukket å gjøre i løpet av uken. Fokusere på hva du har gjort, og ikke bare det du ikke har gjort.

4. Ha en strategi for møter, mail og mennesker

Mange opplever at de største tidstyvene i løpet av arbeidsdagen er altfor mange møter, mail og mennesker. Slik er det kanskje også, men det er jo også en viktig del av en arbeidsuke. Det er som å si «jobben min ville vært enkel, om det ikke var for kundene».

I dag har mange organisasjoner en policy om å ha korte møter på maks 45 minutter. For å frigjøre tid rundt møtene, er det også lurt å spørre seg selv om hvorfor man egentlig skal ha et møte. Hva er hensikten? Lag en tydelig agenda for møtet med starttid og sluttid, og sett gjerne tidspunkt for temaene imellom. Ha tydelige roller, som møteleder, tidtager og referent. Og la gjerne rollene rotere, da det stimulerer hjernen og blåser liv i møtet. Bytt møterom og test «walk-and-talk».

Husk at innboksen kun er en postkasse og ikke en telefon. Det trengs kanskje også en policy for hvor tilgjengelige vi må være. Hvor raskt og på hvilke tider på døgnet det forventes at du svarer på mail.


Prøv å unngå å bli avbrutt, og vær flink til å signalisere det når du er tilgjengelig. Har du et eget rom, så steng døren når du trenger å være i fred. Og sett opp en lapp om når du er tilgjengelig. Sitter du et åpent landskap, kan du markere at du trenger å være i fred ved å ta på hodetelefoner eller øreplugger. Hold av tid for møter med deg selv i almanakken, IMA (ingen møter, arbeid) og USA (uten spesiell anledning). Respektere din egen tid. Sørg for at du får tid til å fokusere og klarer å lede deg selv gjennom oppgavene.

5. Beherske FOMO

De fleste opplever tidvis at de drukner i informasjon og varsler, og det kan få mange til å føle stress over å ikke få tid til alt som skjer. Vi lider antagelig av FOMO, fear of missing out, vår medfødte frykt for å gå glipp av ting. Når vi er altfor fokusert på hva alle andre gjør og hva som hender på andre plasser i verden, går vi glipp av vårt eget liv. Vi burde heller øve på JOMO – joy of missing out.

Slå av alle varsler, og sett av noen tider hver dag da du sjekker om det har kommet noe ny informasjon. Lade mobilen i gangen hjemme (unngå å ha den på soverommet). Legg vekk mobilen under alle måltider, og når du er sammen med familie og venner.

Du kan komme til å føle abstinenser i begynnelsen, men ganske snart vil du innse at du har frigjort energi og tid til å lese bøker, gå turer i naturen og reflektere. Tid som er utrolig viktig for vår langsiktige og strategiske beslutningsevne. Tid hjernen trenger for å rekke å prosessere alt vi er med på og det som skjer foran oss.

/Petra Brask, effektivitetsekspert, forfatter og foreleser

PS: Har du lyst på flere tips om tid, er du velkommen til å høre på Tidspodden. Der inviterer Lena Lid Falkman, forsker på Handelshøgskolen og jeg spennende gjester, og gir tips om alt som påvirker den unnvikende ressursen tid.